11 Nov Membuat Visa Kerja Jepang

Mengurus pembuatan visa merupakan salah satu hal paling fundamental dalam persiapan kita untuk menetap dan berkegiatan di Jepang. Hal ini untuk memudahkan perkara registrasi  dan sebagai bukti legal kependudukan asing. Visa ada berbagai macam jenisnya dan dibedakan menurut jangka menetapnya.

1. Visa jangka pendek (Temporary visit) visa liburan dan kunjungan jangka pendek sampai 3 bulan.
2. Visa jangka panjang: Visa jenis ini terbagi lagi berdasarkan kegiatan dan tujuan menetap di Jepang dan terbagi menjadi Highly Skilled Visa, Working Visa, General Visa, Specified Visa, Diplomatic Visa dan Official Visa. Visa bekerja , visa pelajar atau spouse visa termasuk dalam visa jenis ini dengan kategori yang berbeda.
3. Visa Medical Stay untuk keperluan pengobatan.

Khusus untuk visa bekerja (working visa) terdapat berbagai macam kategori menurut profesi masing – masing seperti: Engineer/Specialist in Humanities/ international Services, Researcher, Artists,  etc. Prosedur pendaftaran yang dilewati sama namun, dokumen dan requirements yang sedikit berbeda tergantung dengan profesi yang didaftarkan.

Khusus  untuk artikel ini, akan dijabarkan prosedur serta dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan visa kerja kategori  Engineer/Specialist in Humanities/ International Services. Visa jenis ini diperuntukan untuk  insinyur, teknisi,  dan profesi dalam bidang SAINTEK lainnya. Visa bekerja mempunyai masa berlaku 1 tahun, 3 tahun, dan 5 tahun, namun dapat di perpanjang berkali – kali. Biasanya, jika sudah mendapatkan visa dalam jangka waktu lebih rendah akan lebih mudah untuk menambah jangka waktu lebih panjang di pengajuan visa berikutnya jika bekerja di kantor yang sama.

Secara garis besar proses pembuatan visa kerja dibagi menjadi 2 tahap. Tahap pertama adalah pendaftaran Certificate of Eligibility(COE) dan tahap kedua adalah penerbitan visa di Kedubes Jepang.

Pada kasus ini posisinya penulis sudah melewati masa probation dari kantor dan mengurus sendiri semua prosedur saat di Jepang dengan delegasi dari kantor saat masih dalam visa temporary 3 bulan, sehingga saat masa tunggu visatemporary  sudah habis, penulis kembali ke Indonesia untuk menunggu diterbitkan COE dan mendaftarkan visa di Kedubes Jepang.

1. Pembuatan Certificate of Eligibility

Certificate of Eligibility (COE) merupakan sertifikasi yang diterbitkan oleh  Ministry of Justice Jepang  sebagai bukti bahwa seseorang layak untuk menetap  dalam jangka waktu tertentu di Jepang. Sertifikasi ini bukan merupakan visa dan harus dibawa ke kedutaan Jepang  di negara asal pendaftar visa untuk dapat diterbitkanya visa dalam paspor. Untuk kasus visa bekerja,  dokumen yang dibutuhkan  terbit dari dua belah pihak. Baik dari pendaftar maupun dari kantor. Semua dokumen tidak dikembalikan sehingga harus menyiapkan lebih atau meminta izin kepada imigrasi untuk dikembalikan. Untuk proses penerbitan COE,  semua dokumen harus dibawa ke kantor Imigrasi daerah dimana perusahaan tersebut berada. Sebagi contoh: Saya bekerja di Kyoto sehingga perusahaan harus membawa dokumen saya ke kantor imigrasi di Kyoto ward dan tidak bisa di Osaka. Proses pembuatan COE memakan waktu 1 – 3 bulan.  Waktu screening berbeda tergantung kasus dan profesi yang di daftarkan. Biaya pembuatan COE gratis baik dari pihak perusahaan maupun pendaftar.

Berikut adalah daftar dokumen yang harus di bawa dan didaftarkan ke kantor Imigrasi:

A. Dokumen Pendaftar

1. Fotokopi paspor semua halaman.
2. Paspor asli.
   Paspor asli hanya akan dilihat petugas saat penyerahan dokumen dan segera dikembalikan.
3. Curriculum Vitae dalam bahasa Inggris atau Jepang.
   Format CV ini bebas, pengalaman penulis membuat CV kreatif sesuai dengan profesi bidang desain dan diterima saja oleh imigrasi.
4. Transkrip nilai asli dan fotokopi dalam bahasa Inggris atau Jepang.
   Untuk fotokopi transkrip akan diambil untuk screening sedangkan yang asli hanya dilihat saat menyerahkan  dokumen dan segera dikembalikan. Semua transkrip pendidikan perguruan tinggi baik S1, S2, atau S3 diserahkan semua.
5. Form Aplikasi COE
6. Form aplikasi ini terdapat 2 rangkap yang diisi dari pihak pendaftar dan kantor. Ada baiknya semua pertanyaan yang ada di form aplikasi pendaftar  didiskusikan dan di-cross check dengan form aplikasi  dari kantor agar tidak ada kesalahan informasi yang menyebabkan COE di delay.
7. Pas foto 3 x 4 2 buah diambil maksimal 6 bulan terakhir.

B. Dokumen dari Kantor

Semua dokumen kecuali guarantor letter yang terdapat di website Ministry of Justice Jepang  harus berbahasa Jepang.

1. Guarantor Letter.
   Surat pernyataan penjamin dari kantor yang menyatakan akan menjamin keberadaan pendaftar selama di Jepang, biasanya pemilik perusahaan akan membuat surat berikut dengan format dari website Ministry of Justice Jepang.
2. Surat Rekomendasi .
   Surat tertulis dari kantor yang menyatakan alasan mengapa merekomendasikan pendaftar untuk di pekerjakan di perusahaan.
3. Sertifikat Kepemilikan Modal.
   Menunjukan informasi akan perusahaan mengenai modal dan track record dari perusahaan.
4. Sertifikat pembayaran pajak.
   Informasi akan perputaran uang perusahaan selama  taun fiskal terakhir. Dapat pula disertakan dengan data gaji pegawai selama tahun fiskal terakhir.
5. Kontrak kerja.
   Jangka waktu pada kontrak kerja dan di form aplikasi dipastikan sama, begitu pula dengan informasi mengenai gaji dan paid leave.
6. Form aplikasi COE.
   Satu rangkap dengan form aplikasi pendaftar, pastikan semua informasi sama.
7. Kartu pos dengan alamat pengiriman bkembali dengan perangko 300 yen.
   Jika ada kurangnya dokumen atau pemberitahuan mengenai selsainya COE, akan dikirim lewat kartu pos tersebut.

Imigrasi kemungkinan akan meminta kantor menyerahkan beberapa sertifikat lainnya tergantung keperluan screening.

Semua dokumen kemudian diserahkan pada petugas imigrasi daerah setempat. Kemudian yang dapat dilakukan adalah menunggu hasil screening. Akan lebih membantu jika kantor rajin menanyakan update ke imigrasi sehingga mempercepat proses. Kasus penulis hanya memakan waktu 1.5 bulan, namun karena adanya salah informasi pada form aplikasi sehingga pendaftaran pertama ditolak. Pada pendaftaran kedua memakan waktu lebih cepat yaitu 1 bulan. Pemberitahuan dikirim lewat pos ke kantor perusahaan dan perusahaan akan menerima COE.

2. Penerbitan Visa Kedubes Jepang

Setelah diterbitkannya COE oleh imigrasi setempat, pihakperusahaan akan mengirim COE asli ke alamat rumah di Indonesia. Hal ini dikareakan penerbitan visa kerja hanya bisa dilakukan di negara asal tempat pendaftar berada, terkecuali jika memang COE sudah terbit saat masih berada di Jepang dengan temporary visa, namun hal ini memerlukan prosedur yang berbeda.

Kedubes Jepang di Indonesia hanya di Jakarta dengan kantor konsulat di  Makassar, Surabaya, Medan, Denpasar. Berikut beberapa dokumen yang perlu dibawa:

1. COE.
   COE asli akan ditukarkan dengan residence card di airport di Jepang namun pihak kedubes perlu melihat aslinya. COE harus dipastikan dibawa sampai dengan port kedatangan kita di Jepang dan tidak boleh hilang, sehingga COE akan di staples pada paspor oleh pihak kedubes.
2. Form aplikasi pengajuan visa.
3. Foto 4 x 6 6 bulan terakhir 1 buah dan ditempel di form pengajuan visa.
4. Paspor asli.

Biaya yang diperlukan untuk pengajuan visa sebesar Rp.  550.000,00 harga ini sudah termasuk biaya agen visa VFS bagi yang bertempat tinggal di Jakarta.  Waktu penerbitan visa memerlukan 5 hari kerja. Setelah mendapatkan paspor dengan visa kerja beserta COE yang distaples pada paspor (bagi paspor biometric akan di clip sangat banyak ) pendaftar wajib masuk  ke Jepang dalam jangka waktu 3 bulan atau visa dan COE akan hangus sehingga prosedur pengajuan visa harus dimulai dari pembuatan COE kembali.

Pada port kedatangan di Jepang, imigrasi akan menukarkan COE dengan residence card (zairyuu card) yang merupakan tanda pengenal warga negara asing di Jepang hanya jika port kedatangan berada di Haneda, Kansai Airport, Narita atau Chubu. Diluar dari bandara tersebut pendftar harus mengurus dalam jangka waktu 2 minggu kepada imigrasi daerah setempat  dan dilanjutkan dengan pendaftaran penduduk pada ward office setempat.

Zairyuu Card

Tentang Penulis

Nadia Amira lahir di Jakarta pada tahun 1995 dan berada di Jepang sejak Maret 2018. Setelah kuliah mengambil jurusan Arsitektur di Universitas Indonesia dari tahun 2013 – 2017 melanjutkan bekerja di konsultan arsitektur di Kyoto. Disamping bekerja, melanjutkan proyek desain lepasan dan mengembangkan hobi fotografi.  Kontak: nadiamirra95@gmail.com https://www.linkedin.com/in/nadia-amira-/